Autor: AEA El Bosque Animado

El administrador de un servidor Zotero puede crear «grupos» e invitar colegas a consultar la bibliografía creada en este grupo. En función de los roles establecidos, los miembros del grupo podrán consultar la bibliografía (=descargar) y los administradores podrán modificar los datos disponibles (=corregir erratas y dar de alta referencias).

1) Un usuario de Zotero típicamente trabaja en local (su ordenador) con el programa Zotero (que se descargo hace una eternidad) y ha abierto una sesión de usuario en la web de Zotero/home.

2) Crea un ‘Grupo’ donde copia-y-pega las referencias bibliográficas adecuadas. Este proceso lleva bastante tiempo porque el servidor tiene que copiar todos los adjuntos al grupo. Es decir, la carpeta raíz de un grupo es un objeto nuevo y diferente al de una carpeta personal (normalmente borraremos la carpeta personal «Asunto X» en pro del grupo «Asunto X)».

3)  El creador es el administrador por defecto. Las carpetas y sub-carpetas de Grupo funcionan exactamente igual que las de una persona, por tanto, es totalmente intuitivo y sencillo cuando llevamos tiempo con Zotero.

4) El creador invita colegas al grupo a través de una opción que manda un email.

5) Aquí tenemos dos caminos.

5a) La colega invitada es usuaria de Zotero, tiene el programa instalada en su ordenador, abrió una cuenta en la web, y se ha familiarizado desde hace tiempo con el entorno. Super sencillo… la bibliografía se descarga en su ordenador del tirón. Cuantos más Mb subidos… más tiempo tardará en sincronizar. Pero la magia opera y disfruta de todo el trabajo en un par de clicks.

5b) La colega es nueva con Zotero… y tiene que descubrir todo el entorno -que no es complicado en si mismo- pero en poco tiempo para que la bibliografía se sincronice. Lo más normal es que nos confundamos un poquito porque son muchas cosas nuevas de golpe. De todas formas es bastante sencillo y no es más que una red social más (eso si, de frikis de artículos científicos!).

Si no descarga el programa en el ordenador, siempre podrá consultar la información a través de la Web (Zotero/home/su usuaria). No esta mal, pero no es óptimo porque la web es muy básica y no ha sido pensada para operar intensamente desde allí.

6) So far, so good. Entendemos que la bibliografía se ha sincronizado en local. No esta nada mal! Es probable que Gbs enteros hayan aparecido en nuestro ordenador (cuidado con no colapsar la maquina, pero con PDFs es poco probable).

7) Roles. El administrador puede decidir dos tipos de rol para los colegas miembros del grupo.
7a) Invitados e invitadas: solo pueden consultar los datos (¡ya es una pasada!).
7b) Administradoras y administradores: pueden modificar los datos (esto suena a trabajo). Cuidado. Los cambios son irreversibles. Es decir si borramos un item por error, tendremos que volver a dar de alta ese item. Con lo cual lo lógico es que nos familiarizamos con el entorno Zotero para evitar erratas y dolores de cabeza.

8) Información para los nuevos administradores que llevan poco tiempo con Zotero.

* Los items están guardados todos en la carpeta raíz del grupo.
* Pueden clasificarse, incorporarse en una o varias carpetas o sub-carpetas del grupo.
* Una carpeta presenta los items clasificados (nada más que una «imagen» puesto que el item existe «físicamente» en la raíz) y puede contener sub-carpetas.
* También es muy común dar de alta un item directamente en una carpeta.
* Puede que un item aparezca solo en la carpeta raíz y en ninguna carpeta.

Recordar que solo existe un item físico, pero es potencialmente visible en varias localizaciones.

Por ejemplo

1. Tengo creado un grupo sobre bibliografía de libélulas en la Península Ibérica. 
2. Incorporó todos los items que conozco al grupo y los clasifico cada uno en una o varias carpetas o sub-carpetas. 
3. He creado una carpeta llamada «Península Ibérica» y contiene varias sub-carpetas, una para cada comunidad autónoma: Andalucia, Aragón,  Asturias, etc.
4. Creo un item nuevo en la sub-carpeta Andalucia … en realidad, se da de alta en la carpeta raiz y su «imagen» es visible en la sub-carpeta.
5. Si esta referencia también tiene información relevante para Asturias, tengo que arrastrar (copiar-y-pegar) el item en esta sub-carpeta.
6. Con lo cual, cuando una bibliografía contiene muchos cientos de referencias, tengo que tener cuidado de verificar los contenidos de la carpeta raiz y comprobar que el item que me interesa no haya sido dado de alta con antelación. En el caso contrario, corro el riesgo de duplicar y crear un item repetido. No es muy grave, pero cuando se hace una limpieza del servidor, es muy fácil que se pierdan localizaciones en sub-carpetas.

¿Te has preguntado como organizar tu archivos digitales creando nada menos que una biblioteca numérica? La respuesta es la «Z» de Zotero.

Con el auge de la Era digital, estamos todas y todas acumulando una cantidad impresionante de archivos en nuestros ordenadores. Hasta tal punto que se hace muchas veces complicado encontrar los documentos que necesitamos. Si uno no presta un poco (mucho) de atención, el caos esta servido. Y más cuando hemos descentralizado nuestra información entre varias maquinas.

Zotero es un gestor de referencias bibliográficas, libre, abierto y gratuito desarrollado por el Center for History and New Media de la Universidad George Mason para fines académicos con el objetivo de organizar la bibliografía y los objetos numéricos para estudiar. Para los naturalistas y los amantes seriamente involucrados en el estudio de la naturaleza, esta plataforma es una joya (!).

Aunque se pueda, lo normal es que no sea la solución adecuada para archivar fotografías de nuestras salidas al campo. Esta tarea necesita una solución diferente y específica que trataremos en otro momento.

Entonces ¿como funciona?

Primero, descargamos e instalamos un programa llamado… Zotero en un ordenador terminal (parece que sigue sin solución potente para el móvil), donde vamos a incorporar nuestra información y archivos. En un primer momento, es recomendable que sea nuestro ordenador de trabajo, donde vamos organizando nuestra información en local. Exactamente como si organizamos nuestros documentos -como toda la vida- en las carpetas del Explorador de turno. En esta configuración Zotero funciona como un explorador de documentos para cuales hemos añadido la información bibliográfica típica. Estos son los metadatos más habituales que vamos a reseñar para cada item: autor(es), año de publicación, tipo de publicación o soporte, la revista (u otra cosa) donde se haya publicado, etc. Todo este proceso es bastante intuitivo y se entiende con un poco de trasteo, así que no vamos a ampliar mucho más aquí. Por supuesto, podemos (y debemos) añadir los PDFs y/o cualquier otro documento digital que tengamos a mano.

Nos encontramos con que tenemos items:

• Referencias bibliográficas con el PDF
• Referencias bibliográficas sin el PDF

Ambas situaciones son bastantes comunes… No tenemos escaneados todos los libros de nuestra biblioteca física. Hay artículos científicos que conocemos pero no tenemos (todavía) escaneados. Por tanto, con Zotero, almacenamos y organizamos toda nuestra biblioteca, tanto la física como la digital. Es la «centralita» que funciona en local.

Posteriormente cuando estamos preparando un trabajo (informe, artículo), podremos incorporar las referencias bibliográficas en un documento de texto y crear una bibliografía (hay varios formatos disponibles) que se actualice de forma automática al final del trabajo. Cualquiera que haya preparado un artículo sabe cuan penoso y tedioso resulta esta etapa.

Secundo, abrimos una cuenta de usuario en la página web Zotero/Home. Esto nos sirve para realizar una copia de seguridad de nuestra información (es gratuito hasta 300 MB, luego hay planes de pago bastante económicos… y para lXs sociXs de AEA El Bosque Animado hay un «truco» que permite que sea gratuito). La web de Zotero sirve para sincronizar la información de nuestro terminal local con un servidor de datos accesible a través de Internet.

Enseguida, tenemos:

• Copia de seguridad de nuestra información (no quita que necesite otra copia de seguridad).
• Acceso a los datos a través de la página web desde otro ordenador que no sea el local.

Pero lo mejor esta por venir:

• Puedo sincronizar la cuenta web entre varios ordenadores locales que controlo. Es decir puedo tener una biblioteca única aunque trabaje con varias maquinas.
• Puedo crear grupos específicos para compartir la información entre personas que participan en un mismo grupo de trabajo.

Este último punto es extraordinario porque se sincroniza la bibliografía en el ordenador local del / de la colega, que NO tiene que volver a invertir un tiempo muy precioso para crear una bibliografía personal actualizada (que ya esta hecho).

Por tanto, podemos entregar el trabajo bibliográfico realizado hasta la fecha (colegas, grupos de trabajo, discípulas y discípulos) y/o trabajar un grupo de personas para preparar una bibliografía de forma comunal y actualizarla entre todos y todas. Esto ya es una barbaridad (!).

Todo ello, nos facilita muchísimo la vida y permite pasar más tiempo en el campo a observar nuestros animales preferidos… u sentado en la silla, trasteando, ampliando conocimientos y aumentando la bibliografía (resulta totalmente adictivo).

Recomiendo el artículo de la wikipeda para completar información y no repetir.