¿Te has preguntado como organizar tu archivos digitales creando nada menos que una biblioteca numérica? La respuesta es la «Z» de Zotero.
Con el auge de la Era digital, estamos todas y todas acumulando una cantidad impresionante de archivos en nuestros ordenadores. Hasta tal punto que se hace muchas veces complicado encontrar los documentos que necesitamos. Si uno no presta un poco (mucho) de atención, el caos esta servido. Y más cuando hemos descentralizado nuestra información entre varias maquinas.
Zotero es un gestor de referencias bibliográficas, libre, abierto y gratuito desarrollado por el Center for History and New Media de la Universidad George Mason para fines académicos con el objetivo de organizar la bibliografía y los objetos numéricos para estudiar. Para los naturalistas y los amantes seriamente involucrados en el estudio de la naturaleza, esta plataforma es una joya (!).
Aunque se pueda, lo normal es que no sea la solución adecuada para archivar fotografías de nuestras salidas al campo. Esta tarea necesita una solución diferente y específica que trataremos en otro momento.
Entonces ¿como funciona?
Primero, descargamos e instalamos un programa llamado… Zotero en un ordenador terminal (parece que sigue sin solución potente para el móvil), donde vamos a incorporar nuestra información y archivos. En un primer momento, es recomendable que sea nuestro ordenador de trabajo, donde vamos organizando nuestra información en local. Exactamente como si organizamos nuestros documentos -como toda la vida- en las carpetas del Explorador de turno. En esta configuración Zotero funciona como un explorador de documentos para cuales hemos añadido la información bibliográfica típica. Estos son los metadatos más habituales que vamos a reseñar para cada item: autor(es), año de publicación, tipo de publicación o soporte, la revista (u otra cosa) donde se haya publicado, etc. Todo este proceso es bastante intuitivo y se entiende con un poco de trasteo, así que no vamos a ampliar mucho más aquí. Por supuesto, podemos (y debemos) añadir los PDFs y/o cualquier otro documento digital que tengamos a mano.
Nos encontramos con que tenemos items:
- Referencias bibliográficas con el PDF
- Referencias bibliográficas sin el PDF
Ambas situaciones son bastantes comunes… No tenemos escaneados todos los libros de nuestra biblioteca física. Hay artículos científicos que conocemos pero no tenemos (todavía) escaneados. Por tanto, con Zotero, almacenamos y organizamos toda nuestra biblioteca, tanto la física como la digital. Es la «centralita» que funciona en local.
Posteriormente cuando estamos preparando un trabajo (informe, artículo), podremos incorporar las referencias bibliográficas en un documento de texto y crear una bibliografía (hay varios formatos disponibles) que se actualice de forma automática al final del trabajo. Cualquiera que haya preparado un artículo sabe cuan penoso y tedioso resulta esta etapa.
Secundo, abrimos una cuenta de usuario en la página web Zotero/Home. Esto nos sirve para realizar una copia de seguridad de nuestra información (es gratuito hasta 300 MB, luego hay planes de pago bastante económicos… y para lXs sociXs de AEA El Bosque Animado hay un «truco» que permite que sea gratuito). La web de Zotero sirve para sincronizar la información de nuestro terminal local con un servidor de datos accesible a través de Internet.
Enseguida, tenemos:
- Copia de seguridad de nuestra información (no quita que necesite otra copia de seguridad).
- Acceso a los datos a través de la página web desde otro ordenador que no sea el local.
Pero lo mejor esta por venir:
- Puedo sincronizar la cuenta web entre varios ordenadores locales que controlo. Es decir puedo tener una biblioteca única aunque trabaje con varias maquinas.
- Puedo crear grupos específicos para compartir la información entre personas que participan en un mismo grupo de trabajo.
Este último punto es extraordinario porque se sincroniza la bibliografía en el ordenador local del / de la colega, que NO tiene que volver a invertir un tiempo muy precioso para crear una bibliografía personal actualizada (que ya esta hecho).
Por tanto, podemos entregar el trabajo bibliográfico realizado hasta la fecha (colegas, grupos de trabajo, discípulas y discípulos) y/o trabajar un grupo de personas para preparar una bibliografía de forma comunal y actualizarla entre todos y todas. Esto ya es una barbaridad (!).
Todo ello, nos facilita muchísimo la vida y permite pasar más tiempo en el campo a observar nuestros animales preferidos… u sentado en la silla, trasteando, ampliando conocimientos y aumentando la bibliografía (resulta totalmente adictivo).
Recomiendo el artículo de la wikipeda para completar información y no repetir.