El administrador de un servidor Zotero puede crear «grupos» e invitar colegas a consultar la bibliografía creada en este grupo. En función de los roles establecidos, los miembros del grupo podrán consultar la bibliografía (=descargar) y los administradores podrán modificar los datos disponibles (=corregir erratas y dar de alta referencias).
1) Un usuario de Zotero típicamente trabaja en local (su ordenador) con el programa Zotero (que se descargo hace una eternidad) y ha abierto una sesión de usuario en la web de Zotero/home.
2) Crea un ‘Grupo’ donde copia-y-pega las referencias bibliográficas adecuadas. Este proceso lleva bastante tiempo porque el servidor tiene que copiar todos los adjuntos al grupo. Es decir, la carpeta raíz de un grupo es un objeto nuevo y diferente al de una carpeta personal (normalmente borraremos la carpeta personal «Asunto X» en pro del grupo «Asunto X)».
3) El creador es el administrador por defecto. Las carpetas y sub-carpetas de Grupo funcionan exactamente igual que las de una persona, por tanto, es totalmente intuitivo y sencillo cuando llevamos tiempo con Zotero.
4) El creador invita colegas al grupo a través de una opción que manda un email.
5) Aquí tenemos dos caminos.
5a) La colega invitada es usuaria de Zotero, tiene el programa instalada en su ordenador, abrió una cuenta en la web, y se ha familiarizado desde hace tiempo con el entorno. Super sencillo… la bibliografía se descarga en su ordenador del tirón. Cuantos más Mb subidos… más tiempo tardará en sincronizar. Pero la magia opera y disfruta de todo el trabajo en un par de clicks.
5b) La colega es nueva con Zotero… y tiene que descubrir todo el entorno -que no es complicado en si mismo- pero en poco tiempo para que la bibliografía se sincronice. Lo más normal es que nos confundamos un poquito porque son muchas cosas nuevas de golpe. De todas formas es bastante sencillo y no es más que una red social más (eso si, de frikis de artículos científicos!).
Si no descarga el programa en el ordenador, siempre podrá consultar la información a través de la Web (Zotero/home/su usuaria). No esta mal, pero no es óptimo porque la web es muy básica y no ha sido pensada para operar intensamente desde allí.
6) So far, so good. Entendemos que la bibliografía se ha sincronizado en local. No esta nada mal! Es probable que Gbs enteros hayan aparecido en nuestro ordenador (cuidado con no colapsar la maquina, pero con PDFs es poco probable).
7) Roles. El administrador puede decidir dos tipos de rol para los colegas miembros del grupo.
7a) Invitados e invitadas: solo pueden consultar los datos (¡ya es una pasada!).
7b) Administradoras y administradores: pueden modificar los datos (esto suena a trabajo). Cuidado. Los cambios son irreversibles. Es decir si borramos un item por error, tendremos que volver a dar de alta ese item. Con lo cual lo lógico es que nos familiarizamos con el entorno Zotero para evitar erratas y dolores de cabeza.
8) Información para los nuevos administradores que llevan poco tiempo con Zotero.
* Los items están guardados todos en la carpeta raíz del grupo.
* Pueden clasificarse, incorporarse en una o varias carpetas o sub-carpetas del grupo.
* Una carpeta presenta los items clasificados (nada más que una «imagen» puesto que el item existe «físicamente» en la raíz) y puede contener sub-carpetas.
* También es muy común dar de alta un item directamente en una carpeta.
* Puede que un item aparezca solo en la carpeta raíz y en ninguna carpeta.
Recordar que solo existe un item físico, pero es potencialmente visible en varias localizaciones.
Por ejemplo
- Tengo creado un grupo sobre bibliografía de libélulas en la Península Ibérica.
- Incorporó todos los items que conozco al grupo y los clasifico cada uno en una o varias carpetas o sub-carpetas.
- He creado una carpeta llamada «Península Ibérica» y contiene varias sub-carpetas, una para cada comunidad autónoma: Andalucia, Aragón, Asturias, etc.
- Creo un item nuevo en la sub-carpeta Andalucia … en realidad, se da de alta en la carpeta raiz y su «imagen» es visible en la sub-carpeta.
- Si esta referencia también tiene información relevante para Asturias, tengo que arrastrar (copiar-y-pegar) el item en esta sub-carpeta.
- Con lo cual, cuando una bibliografía contiene muchos cientos de referencias, tengo que tener cuidado de verificar los contenidos de la carpeta raiz y comprobar que el item que me interesa no haya sido dado de alta con antelación. En el caso contrario, corro el riesgo de duplicar y crear un item repetido. No es muy grave, pero cuando se hace una limpieza del servidor, es muy fácil que se pierdan localizaciones en sub-carpetas.
